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管理者存在的价值就是制定目标即目标管理、通过团队他人拿到结果。
要想通过他人拿到结果 1目标制定符合SMART原则的符合业务需求的目标团队跳一跳就可以完成的目标。
2授权要想通过他人获得目标就必须授权给他人团队责权利对等
3辅导给团队进行辅导、支持、培训练内功、配装备只定目标、不考虑团队能力、不给团队支持的管理是站在说话不腰疼的管理是空洞的管理务虚的管理。
4激励要对团队进行激励和打鸡血提升团队积极性和主动性
5沟通在通信系统中总线与通信是确保不同模块之间进行畅通的信息交流的手段沟通就是确保团队成员上下、左右之间人与人之间的信息角落里的畅通。没有沟通团队就是一盘山上各自为战一个孤岛。
6流程沟通确保了信息的畅通流程是确保了人与人之间相互协助的方式、做事的规范是系统有序运行、有条不紊的运转的最有效的方式。流程是一个系统内不同成员之间共同遵守的规范和准则。通信系统中的流程包括流程图、消息交互图等。有了流程团队成员就可以有章可循。
7决策在拿到结果的过程中会出现各种各样的情形有些情形团队成员之间无法达成共识这时候就需要管理者出面做出决策确保团队向着正确的方向推进。
8改进在拿到结果的过程中也范各种各样的错误会出现各种各样的不完美的地方这就需要团队所有成员包括管理者和团队成员持续地进行回顾、复盘、反思、改进。
上述8个步骤是底层管理者所需要具备的8项核心技能当然除了上述8项核心技能IT基层管理者还需要其他辅助技能。
在工作中当发生冲突、需要做某种决定时就需要管理者站出来做出某种决策确保团队能够高效运行而不在原地徘徊。
大多数很难做到一次性就很完美这就需要团队不断的改进。
本章重点关注改进 一、PDCA PDCA是Plan-Do-Check-Act的缩写中文意为“计划、执行、检查、行动”。
它原先是一种质量管理方法也被称为循环改进或持续改进。后来拓宽成做事的一般方法论过程方法论。
PDCA循环的目的是通过不断地进行计划、执行、检查和行动逐步提高业务过程和产品的质量不断的循环迭代最终完成自己的最初的目标。
下面是PDCA循环的四个步骤 Plan计划在这一阶段确定要改进的目标/需求、分解目标/需求收集和分析相关数据制定改进计划和目标以及确定实施所需的资源和时间表。 Do执行在这一阶段执行计划根据计划中的目标和方法进行实施。收集执行过程中的数据和信息确保实际执行与计划一致。 Check检查在这一阶段根据收集到的数据和信息进行检查和评估。对比计划目标和实际结果分析差距和问题并确定原因。 Act行动在这一阶段基于检查阶段的分析结果采取相应的纠正措施和行动计划。这可能包括修正问题、改进流程、优化资源分配等。然后重新进行计划、执行、检查循环以达到持续改进的目的。改进目标
PDCA循环的核心思想是持续地迭代和改进不断优化业务过程和产品质量以实现卓越的绩效和客户满意度。它被广泛应用于管理领域特别是质量管理、项目管理和过程改进。 二、检查与考核
2.1 检查
PDCAPlan-Do-Check-Act是一种常用的问题解决和持续改进的管理方法。
在进行PDCA循环的Check检查阶段时以下是一些注意事项 收集准确和完整的数据确保收集到的数据与检查的目标和指标相关并具有准确性和完整性。使用可靠的数据来源和合适的测量工具以获得可靠的结果。 确定数据分析方法选择合适的数据分析方法来解读和分析收集到的数据。使用统计技术、比较分析、趋势分析等方法以便获得有用的见解和结论。 将数据与预期目标进行比较将收集到的数据与原始计划或设定的目标进行比较。确定数据是否符合预期是否达到预期标准有无偏差或异常情况。 引入多个视角考虑不同的观点和利益相关者的意见。从不同角度审视数据和结果以促进全面的理解和评估。这有助于获得更全面和客观的检查结果。 确认根本原因当发现问题或偏差时努力找出其根本原因。使用问题分析工具如鱼骨图、5为什么法来追溯问题的起因以便制定有效的纠正措施。 识别问题和风险Check通过检查和分析过程识别任何存在的问题、风险或潜在的变化需求。这有助于及早发现并解决可能影响项目执行和目标达成的问题。 团队参与和讨论在进行检查过程中鼓励团队成员的参与和讨论。共享数据和结果听取各自的观点和建议以充分利用团队的智慧和经验为问题解决和改进提供更好的方案。 分享检查结果将检查的结果与相关的利益相关者分享。提供明确的信息和见解以便大家了解问题的状态和进展并能够共同讨论和决定下一步行动。 确定改进措施Act根据检查阶段的结果和识别的问题制定并实施相应的改进措施。这可以包括调整项目计划、重新分配资源、纠正措施等以确保项目能够在正确方向上继续执行。 持续监督和反馈Act在整个项目执行过程中持续监督和跟踪项目的执行情况。这可以通过定期的项目会议、进展报告和与团队成员的交流来实现。及时提供反馈和指导以促进项目的持续改进和成功完成。
注意事项的目的是确保在检查阶段获得准确和有用的结果以便有效地引导后续的行动和改进。
在检查过程中注重数据的准确性、综合分析和团队参与可以提高检查阶段的质量和效果。
2.2 考核
考核是一种评估和评价个人、团队或组织绩效和能力的过程。
它旨在确定达成预期目标和标准的程度并为进一步提升和改进提供反馈和指导。
考核可以应用于各个领域包括学校、工作场所、体育竞技和政府机构等。它的目的是客观地衡量个人、团队或组织的表现并提供发展和改进的机会。
在考核过程中通常会有一系列明确的标准和指标这些标准和指标与所考核的目标和职责相关。这些标准和指标可能会根据不同的场景和职能而有所不同。
考核的步骤通常包括以下几个方面 确定考核目标和标准明确考核的目的和预期结果并设定相应的标准和指标。 收集和分析数据收集相关数据和信息如工作成果、绩效指标、客户满意度调查结果等。 评价和比较根据设定的标准评价个人、团队或组织的实际表现并与预期目标进行比较。 提供反馈和指导根据评价结果向被考核者提供具体的反馈和指导帮助他们了解自己的强项和改进的方向。 制定改进计划与被考核者一起制定改进计划并设定明确的目标和行动计划。 跟踪和监测定期监测和评估被考核者在改进计划执行过程中的表现确保进步和取得实际成果。
考核可以促进个人、团队和组织的专业发展和成长帮助识别和解决问题并促使改进和创新。它也可以作为激励和奖励系统的一部分为优秀的表现提供认可和回报。
2.3 项目检查的目的
项目检查的主要目的是评估项目的执行情况确保项目按照规划和目标进行并识别项目中存在的问题和挑战。项目检查的根本目的是发现及时发现问题和优点及时纠偏及时鼓励提升效率确保项目目标的达成。继承和发扬优点克服不足与偏差。
以下是项目检查的一些目的 评估项目执行情况项目检查帮助评估项目的实际执行情况与计划和目标进行比较。它有助于确定项目是否按计划进行是否达到了预期的进展和里程碑。 发现问题和挑战通过项目检查可以识别项目执行过程中的问题、障碍和挑战。这些问题可能包括资源不足、沟通障碍、进度延迟等而及早发现并解决这些问题有助于保持项目正常运行。 确保质量和合规性项目检查有助于确保项目交付物的质量和合规性。它可以检查项目结果是否符合质量标准和相关法规要求以确保项目交付物达到预期的质量水平和合规性要求。 收集反馈和意见项目检查是一个收集团队成员和利益相关者反馈和意见的机会。通过与团队成员和利益相关者的沟通和讨论可以了解他们的观点和建议从而改进项目的执行效果和满足他们的期望。 支持决策制定项目检查提供了数据和信息支持项目管理者和决策者作出明智的决策。通过评估项目执行情况和问题可以为后续决策提供参考和依据。 共享经验和学习项目检查是一个学习和共享经验的机会。通过回顾项目的执行情况和结果可以总结经验教训并将它们应用于未来的项目以提高项目管理能力和成功率。
综上所述项目检查的目的是评估项目执行情况发现问题和挑战并为改进和决策提供支持。它有助于确保项目按计划进行并提高项目的执行效果和结果。
2.4 项目检查的误区
在项目过程监督中有一些常见的误区需要避免。以下是一些常见的误区 过度控制过度控制是指在项目执行过程中过度干预和监督导致团队成员的创造力和自主性受限。这可能导致团队成员失去动力和参与感影响项目的执行效果。 缺乏沟通和反馈缺乏有效的沟通和反馈机制是一个常见的误区。项目过程监督应该涉及与团队成员和利益相关者的良好沟通及时提供反馈和指导以确保项目在正确的方向上前进。 过于注重细节关注细节是重要的但过于注重细节可能会导致对整体情况和项目目标的忽视。监督过程应该在关注重要的细节的同时保持对项目整体进展和目标的视角。 缺乏灵活性监督过程应该具备一定的灵活性能够适应项目执行中的变化和挑战。僵化的监督和控制方法可能无法应对项目中的变化和不确定性。 过于依赖工具和指标工具和指标在项目过程监督中起到重要的作用但过于依赖它们可能掩盖了实际情况和团队成员的需求。监督过程应该平衡使用工具和指标以及对人员和团队的关注和支持。 忽视团队合作和文化团队合作和文化对项目成功至关重要。监督过程应该关注团队的合作和文化营造积极的工作氛围鼓励团队成员之间的合作和协作。
避免这些常见的误区将有助于建立有效的项目过程监督机制提高项目的执行效果和结果。 三、复盘与优化
复盘与优化是项目管理中常用的两个概念用于回顾项目执行的过程和结果并从中获得教训和改进机会。促进团队能力的提升
3.1 复盘Post-Mortem
复盘是指在项目结束后进行的回顾和总结。它旨在评估项目的整体表现回顾项目执行中的成功因素和挑战并从中获取经验教训。在复盘过程中通常会组织项目团队和相关的利益相关者进行集体讨论和反思。
一些关键活动和注意事项包括
收集团队成员的反馈征求项目团队成员的意见和建议了解他们对项目执行过程的看法和经验。识别成功因素和挑战回顾项目实际执行中的成功因素如好的沟通、团队合作等同时识别和分析项目所遇到的挑战和问题。总结经验教训从项目中吸取宝贵的经验教训并记录下来以便在未来的项目中能够应用和避免相同的问题。制定改进计划根据复盘的结果制定具体的改进计划包括修正已经存在的问题、提升团队能力和优化执行流程等。
3.2 复盘六问
复盘通常使用的六问方法是一个简单且常用的工具用于帮助团队回顾项目的执行过程和结果。以下是六个常见的问题 做了什么回顾团队在项目中所做的工作和完成的任务。这有助于了解项目的实际执行情况和成果。 为什么这样做探究项目决策的原因和动机。这包括项目目标、需求和相关利益相关者的影响。 结果如何评估项目的成果和结果是否符合预期。比较实际结果与计划目标了解项目的成功因素和挑战。与目标的差距是什么?? 超预期的符合预期的低于预期的强调的事实 过程发生了什么1识别项目执行过程中做得好的地方2出现的问题、障碍和挑战以及有待提高的地方3要感谢的人。这有助于发现项目瓶颈和改进机会。 学到了什么正反两面总结团队在项目中获得的经验和教训。这可以涵盖成功的方法、避免重复错误的教训、改善沟通和团队合作等方面。 下一步怎么做制定具体的改进计划和行动项。在回顾的基础上确定下一步需要采取的措施以提高项目的执行效果和结果。做的好的地方要发扬不足的地方要改进
这六个问题提供了一个系统的框架帮助团队全面回顾项目的执行过程从中发现问题和改进机会并制定下一步行动。这是一个灵活的工具可以根据具体的项目需求和团队的特点进行调整和扩展。
3.3 优化Continuous Improvement
优化是指对项目管理过程进行不断改进和完善以提高项目执行的效率和效果。它强调不断学习和适应的理念保持持续的改进和创新。
一些关键活动和注意事项包括
定期回顾和评估定期回顾项目管理过程的效果评估项目的执行情况和达成的成果。通过定期检查发现问题和改进机会。制定改进计划根据回顾结果和发现的问题制定具体的改进计划和行动计划。这可能包括调整过程、更新工具和方法、提升团队技能等。持续学习和培训为项目团队提供持续学习和培训的机会以提高他们的专业能力和项目管理知识。这有助于促进团队的持续成长和改进。认识和应用最佳实践了解和应用项目管理领域的最佳实践和方法包括项目管理专业知识框架如PMBOK、敏捷方法等。这有助于优化项目管理过程和提高执行效果。
通过复盘和优化项目管理团队可以不断改进项目执行的效率和效果提升项目管理水平并在未来的项目中避免重复的错误和问题。这有助于实现更高质量和更成功的项目交付。
3.4 改进计划
为了在项目管理中做好改进计划可以按照以下步骤进行 识别问题和改进机会首先对项目管理过程进行全面的回顾和评估。识别项目执行中存在的问题、挑战和瓶颈。与相关利益相关者交流收集来自团队成员和利益相关者的反馈和意见。这有助于确定需要改进的方面和优先级。 设定改进目标与指标根据识别的问题和改进机会制定明确的改进目标和指标。确保这些目标与项目的关键成功因素和项目目标相一致。目标应该是可衡量的并且可以在后续的评估中用来跟踪改进的进展。 分析根本原因针对每个问题或改进机会进行根本原因分析。使用工具如鱼骨图因果图、5W1H谁、什么、为什么、何时、何地、如何、PDCAPlan-Do-Check-Act等帮助识别问题的根本原因。这将有助于确定有效的改进措施。 制定改进计划基于根本原因分析和改进目标制定具体的改进计划。确保计划中包括可操作的步骤和时间表。将责任和担当分配给相关的团队成员并定义所需的资源和支持。 实施改进措施开始执行改进计划。确保所需的资源和支持得到落实。与团队成员沟通并提供所需的培训和指导。监督和跟踪改进措施的实施并确保其按计划进行。 监控和评估定期监控改进措施的实施和结果。与团队成员和利益相关者进行沟通了解改进措施的效果和任何延迟或挑战。根据进展情况决定是否需要进行进一步的调整或改进。 持续学习与改进利用改进计划的执行过程中获得的经验教训并与团队成员共享。持续学习和应用最佳实践以进一步提升项目管理能力和效果。
重要的是改进计划应该是一个持续的过程需要不断地评估和调整。通过有效的改进计划可以提高项目管理的效率、质量和成功率。
