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我们来设想一个业务场景。你是一家“环球贸易公司”#xff0c;业务遍布全球。公司的网站每天都会收到大量来自世界各地的客户咨询#xff0c;这些咨询都会在 Odoo CRM 中自动创建为新的“线索”。
公司销售团队的结构是这样的#xff1a;
北美团队#xff1a;…场景案例
我们来设想一个业务场景。你是一家“环球贸易公司”业务遍布全球。公司的网站每天都会收到大量来自世界各地的客户咨询这些咨询都会在 Odoo CRM 中自动创建为新的“线索”。
公司销售团队的结构是这样的
北美团队专门负责美国和加拿大的客户。欧洲团队负责所有欧洲国家的客户。大客户团队无论客户在哪个国家只要公司规模超过 1000 人就由这个精英团队跟进。通用团队负责处理其他所有地区的线索。
在没有自动化分配规则之前情况是这样的
所有新线索都进入一个“待分配”池。一位销售经理每天要花费大量时间手动逐一查看每条线索这是哪个国家的公司规模看起来有多大然后凭经验手动把它分配给对应的团队。这个过程不仅是效率的瓶颈而且经常出错
一个美国东海岸的线索可能因为时差要等上好几个小时才被分配错过了最佳联系时机。一个潜在的大客户可能被错误地分给了区域团队没有得到应有的重视。
现在通过 Odoo“基于规则的分配”功能一切都自动化了
管理员在 Odoo 中设置了这样几条规则
规则一 (优先级10)如果线索的 国家 是 美国 或 加拿大则自动分配给 北美团队。规则二 (优先级20)如果线索的 国家 属于欧洲范围则自动分配给 欧洲团队。规则三 (优先级5)最先检查 如果线索的 公司规模 大于 1000 员工则无论国家都直接分配给 大客户团队。规则四 (优先级99)如果以上规则都不匹配则分配给 通用团队。
现在当一条新线索进入系统时Odoo 会像一个智能机器人瞬间按照 5 - 10 - 20 - 99 的优先级顺序检查这些规则并立即将线索分配给最合适的团队。整个过程无需任何人工干预确保了每条线索都能在第一时间被正确的人跟进。
操作指南 全局激活自动分配: 进入 “CRM” 应用 “配置 (Configuration)” “设置 (Settings)”。找到名为“潜在客户”或“商机”的板块勾选 “基于规则的分配 (Rule-Based Assignment)”。在下方的 “运行中 (Running)” 下拉菜单中你可以选择规则运行的频率 手动 (Manual): 你需要手动点击刷新按钮来触发一次分配。每小时/每天 (Hourly/Daily): 推荐设置成一个自动的频率例如 “每小时 (Hourly)”这样系统就会定时自动检查并分配新线索。 创建具体的分配规则 (访问线索规则): 激活功能后你需要定义具体的分配逻辑。进入 “CRM” 应用 “配置” “访问线索规则”。点击 “新建 (New)” 来创建一条规则就像你的第二张截图展示的那样。规则名称 (Rule Name): 给规则起一个清晰的名字例如“分配美国和加拿大的线索”。筛选条件 (Domain): 这是最核心的部分用于定义“什么样的”线索适用本规则。 点击 “添加筛选 (Add Filter)”。你可以设置一条或多条条件。例如在我们的场景案例中 [国家(Country)] [在...之中(is in)] [美国, 加拿大][公司规模(Company Size)] [ (is greater than)] [1000][行业(Industry)] [ (is equal to)] [制造业] 序列 (Sequence): 非常重要 它决定了规则的执行优先级数字越小优先级越高。Odoo 会从优先级最高的规则开始检查。在我们的案例中“大客户”规则的序列号如 5就必须小于“北美团队”的序列号如 10。要分配的值 (Values to Assign): 定义匹配上规则后“要做什么”。 类型 (Type): 选择 潜在客户/商机 (Leads/Opportunities)。销售团队 (Sales Team): 选择要把线索分配到哪个团队。销售员 (Salesperson): 你甚至可以直接指定给某一个销售员。标签 (Tags): 可以自动为这些线索打上标签便于后续筛选和报告例如给大客户打上“Enterprise”标签。 保存你的规则。你可以按照这个方法创建多条规则来覆盖你所有的分配逻辑。
专家建议 最佳实践: 先宽后细再加例外: 先建立基础的、覆盖面广的规则如按国家分配然后再创建更精细的规则如按行业、公司规模并利用序列号将这些精细规则的优先级调高作为“例外”情况处理。设置“兜底”规则: 创建一条优先级最低序列号最大如 999的规则不设置任何筛选条件将所有未匹配上的线索都分配给一个“待定/Triage”团队。这样可以确保没有任何一条线索被遗漏。与“线索丰富”功能联动: 此功能与 Odoo 的“线索丰富 (Lead Enrichment)”服务是天作之合。你可以先用“线索丰富”功能通过客户的邮箱自动补全其公司规模、行业等信息然后再用这些丰富后的数据作为你分配规则的判断依据实现更精准的自动化。规则命名要规范: 建议在规则名称中也包含优先级信息如 [10] 北美团队[05] 大客户团队这样在列表视图中就能一目了然地看出执行顺序。 注意事项: 规则顺序决定一切: 最常见的错误就是规则的优先级序列设置错误。例如把按国家分配的规则序列 20放在了按行业分配的规则序列 30之前如果一个线索同时满足两个条件它会被第一个规则国家捕获而不会再被第二个规则行业检查。永远把最具体的规则放在最前面序列号最小。先测试筛选条件: 在保存规则前你可以在 CRM 的列表视图中使用“高级搜索”功能用同样的筛选条件进行测试看看能筛选出哪些已有的数据。这能帮你验证你的逻辑是否正确。分配是一次性动作: 规则分配通常是在线索创建或规则运行时执行的一次性动作。如果线索被分配后其信息发生了改变例如手动修改了它的国家系统不会自动重新触发分配。需要手动进行重新指派。
